Zahtjevi za nabavu koji se prikupljaju neformalno gube se između razina odobravanja, pa se iskazana potreba i stvarna realizacija razilaze bez zapisa o tome gdje je postupak zastao.
Zahtjevnice standardiziraju unos: predmet nabave, količine, obrazloženje, potreba za sklapanjem ugovora i veza na plan nabave, uz priloge i tehničke specifikacije. Odobravanje prolazi kroz neograničen broj razina, podaci se slanjem zaključavaju radi sljedivosti, a svaka promjena bilježi se u dnevniku aktivnosti. Odobrena zahtjevnica pokreće sljedeći korak u postupku nabave.